…. men som sagtens kan undgås

Vi er lige blevet færdige med at evaluere de tilbud, som vi har modtaget efter en hurtig, effektiv og billig offentlig udbudsproces. Det er ikke de ord, man oftest hører i forbindelse med offentlige udbud, men man kan sagtens gennemføre et udbud i høj kvalitet, uden at det bliver dyrt og besværligt.

Men før det kan lade sig gøre, er der nogle misforståelser, der skal af vejen.

Jeg har deltaget i mange udbud – både på kunde og leverandørsiden. Det er ofte en proces, som alle hader og helst ville være fri for at deltage i, men som er uundgåelig p.g.a. EU’s og  nationale udbudsregler.

Og så skulle jeg i gang igen…. men har fundet recepten på, hvordan man kan effektivisere udbudsprocessen, fastholde humøret i udbudsteamet, sikre kvaliteten i materialet, undgå at få skrivekrampe og samtidig bevare kontrollen over leverancen.

Alle ved, at det er dyrt at gennemføre et udbud.

Både for kunden og for leverandøren.

For begge parters skyld skal processen komprimeres.

Det kan gøres, hvis du undgår at lave disse 3 fejl:

Fejl nr. 1:

Du skriver dig selv og alle andre halvt til døde

Du vil så gerne forklare de potentielle leverandører, præcis, hvad du ønsker dig af den nye løsning. Du laver derfor en mega-lang kravspecifikation, du beskriver din organisation, dit it-miljø, din hensigt, dine ønsker, dine brugere, enhver tænkelig arbejdssituation, der kan opstå osv.

Her skal du holde dig for øje at: du skriver din kravspecifikation på det tidspunkt, hvor du ved mindst om det produkt, den løsning, det system, der er under vejs. Du kan derfor ikke vide præcis, hvad du vil have, for du ved ikke, hvad den nye løsning kan tilbyde dig.

Derfor bliver dit udbudsmateriale enormt (og det lægges der faktisk også op til i alle offentlige standarder). Men… ingen leverandør vil kunne gennemskue materialet og få et fornuftigt overblik, med mindre de allerede kender dig som kunde og organisation.

Derfor: Erkend, at du ikke kan vide alt fra dag 1, og hold din kravspecifikation så simpel som muligt. Tænk agilt, og acceptér, at der vil komme ændringer til kravspecifikationen. Lad være med at inkludere krav, som alligevel aldrig eller næsten aldrig vil blive anvendt. Det kan du være tilbøjelig til, fordi du ønsker at være grundig, men i virkeligheden spilder du din egen, dine brugeres og din kommende leverandørs tid.

Vidste du for resten, at ca. 60% af den funktionalitet, der bliver udviklet, aldrig eller næsten aldrig bliver brugt?

Skulle dit projekt så ikke hellere fokusere energien på de 40%, der er et virkeligt behov for?

Fejl nr. 2:

Du bruger enorme mængder af tid på at lave en kontrakt, der kan dække enhver tænkelig – og utænkelig – situation. Og du vil BINDE din leverandør!

Selvfølgelig skal du have en kontrakt, og den skal være grundig og dækkende. Kontrakten skal bruges aktivt og som en hjælp til projektlederne. Men ikke til at dunke hinanden i hovedet med.

Projektet skal naturligvis gennemføres iht. aftalerne i kontrakten – og hvis muligt – inden deadline. (Det kan faktisk lade sig gøre). Men det er ikke den stramme kontrakt på hundredevis af sider, der sikrer det gode og konstruktive samarbejde, der giver fremdrift og effektivitet i projektet.

Det gør derimod en fair og balanceret kontrakt, der så enkelt som muligt fastsætter realistiske rammer og tidsplaner – gerne med incitamenter -, som begge parter tror på, og som begge kan få en god forretning ud af.

En leverandør, der er presset af en kontrakt, der for ensidigt er til kundens fordel, mister motivationen og vil tænke i at “skære hjørner” og spare tid. Det forringer kvaliteten, kunden bliver utilfreds, og så er man i den nedadgående spiral, som altid skal undgås.

Derfor: Erkend, at ligegyldigt hvor tyk din kontrakt er, så kan du ikke skrive dig ud af enhver tænkelig situation. Du kan lige så godt lade være med at prøve. Du skriver med dine forudsætninger, dit kendskab til organisationen, dit ordforråd, din hensigt m.v. Leverandøren læser det, du skriver, ud fra sine forudsætninger, som vil være anderledes.

Sørg derfor for at få etableret en tillidsfuld dialog. Lav nogle robuste retningslinjer for, hvordan de ændringer, som man alligevel ved kommer, skal behandles. Her er det igen meget nemmere, hvis man kører agilt, hvor det er OK at skifte mening og blive klogere. Og det bliver man automatisk, som projektet skrider frem.

Fejl nr. 3:

Man er ved at blive godt træt af papir, og vil bare hurtigt i gang, så man tager for let på tilbudsevalueringen

Kender du det? Du og teamet er ved at blive godt trætte af at læse tilbud. I ved jo alligevel, hvilket tilbud, der er bedst, og synes ikke, at der er nogen grund til at være så pokkers grundige i evalueringen.

Den fejl må du ikke begå. Tilbuddene skal evalueres objektivt, og desuden er der værdifuld information at hente i dem. Det kan bruges i det kommende projekt.

Derfor: sæt en god og robust proces op omkring udbuddet sammen med et gennemarbejdet men let tilgængeligt evalueringsskema. Det gør processen nemmere, hurtigere og interessant at gennemføre. Og sørg for at notere de observationer, som kan give inspiration til, hvilken vej I skal tage i projektet.

Kæmpe kontrakter og papir har aldrig sikret projektsucces. Det gør en løbende, tæt dialog og et tillidsfuldt samarbejde. Men naturligvis under forudsætning af, at den nødvendige kompetence er til stede på begge sider af bordet.