… når bare du undgår de 3 værste faldgruber

Ligegyldigt hvilken projektmetode du griber fat i, vil du få at vide, at forventnings-afstemning er en helt væsentlig forudsætning for, at du lykkes med dit projekt. Og al erfaring siger, at det er fuldstændig korrekt – det er bare ikke helt så nemt, som det lyder.

Nogle projektmetoder tager meget firkantet fat på forventningsafstemning, og lader det være en aktivitet, der finder sted, når man planlægger projektet. Oftest er der kun fokus på at beskrive forventningerne til kvalitet, hvilket ikke nødvendigvis er dækkende, men dem beskriver du så, du får styregruppens godkendelse, som man jo skal, og så ligger det dokument dér. Ofte for aldrig at blive set på igen, i stedet for – som det burde være tilfældet – at blive verificeret løbende, men som minimum ved projektets afslutning.

Andre metoder nævner, at det er noget, man skal huske at gøre, men beskriver ikke, hvordan man skal gøre det. Det er selvfølgelig fint at blive mindet om, at man som projektleder har en aktivitet. Blandt mange andre. Men forventningsafstemning er ikke nogen triviel opgave, og at styre forventningerne proaktivt og godt, kan være afgørende for, hvordan projektet bliver modtaget af slutbrugerne, af ledelsen, af styregruppen m.fl.

I den sidste ende er det faktisk slutbrugernes opfattelse af produktet eller systemet, der er afgørende for, om projektet kan kaldes en succes. Hvis ikke de gider at købe produktet eller bruge systemet, så kan det faktisk være ligegyldigt, om du som projektleder står med en fuldt leveret kravspecifikation. Glem derfor ikke slutbrugerne, når du skal forventnings-afstemme. Også selvom de tit er de mest besværlige at forventningsafstemme med.

Men det er som sagt lettere sagt end gjort, og du skal som projektleder prøve at styre fri af:

Faldgrube nr. 1:

Du har travlt med at starte dit projekt op…

Du er i fuld gang med at skrive de ofte meget omfattende dokumenter, som kræves ved projektopstart…

Du er måske i gang med at skabe relationer og etablere spilleregler med en ekstern leverandør…

Så derfor sender du lige en mail til styregruppen og evt. andre ledelsesrepræsentanter, der fortæller, hvad du mener at projektet skal levere.

Nu har du så fortalt dem, der har pengene, og dem har noget at skulle have sagt, hvad projektets mål er. Du har afstemt forventningerne – tror du… Men:

• Ét mail aldrig kan stå alene, og skal følges op af mere kommunikation. Undersøgelser viser, at hvis man skal have sit budskab igennem, så skal det gentages 5-7 gange
• Skriftlig kommunikation skal, hvis det er muligt, kombineres med mundtlig
• Du skal have verificeret, at modtagerne virkelig har forstået dit budskab og evt. konsekvenser af dette. Snak med dem, og få det bekræftet. Og gør det løbende!

Faldgrube nr. 2:

Du har så travlt med dit projekt, at du glemmer dem, det hele ofte handler om, nemlig slutbrugerne. Det kan jo være en diffus størrelse, men det vil altid være muligt for dig at finde nogle brugerrepræsentanter, som du kan tage fat i.

Du skal have slutbrugerne i tale, fordi de kan blive de bedste ambassadører for dit projekt, og fordi du har brug for, at der skabes en positiv stemning omkring det. Ikke alle bryder sig om nye ting eller forandringer. Derfor kan det være altafgørende for de mindre omstillingsparate, at nogle af de andre brugere taler pænt om projektet. Men:

• Husk også at få dem i tale, som er negativt stemt. Det er endnu stærkere, hvis du kan få bare én af de notorisk negative vendt, så man kan minimere brokkerierne
• Brugere, der føler sig inddraget og hørt, føler sig også langt mere forpligtigede til at tage positivt mod det nye. Inddrag slutbrugerne så meget som muligt
• Husk også at fortælle om de ting, funktionaliteter m.v. som brugerne ikke får. Hvis de har noget i dag, som de ikke får i morgen, så skal de vide det

Faldgrube nr. 3:

Du er vildt optaget af dit projekt.

Du er faktisk helt absorberet i det.

Det er det vigtigste, der findes i din optik. Men…

Dit projekt er sandsynligvis kun et af mange projekter, der kører i din virksomhed. Styregruppen har alt muligt andet at koncentrere sig om. Du er derfor nødt til hele tiden at være på tæerne for at sikre dig, at dit projekt er på deres lystavle.

Forventningsafstemning handler også om at sikre sig, at styregruppen, men særligt styregruppeformanden bliver holdt grundigt orienteret om projektets status. Styregruppe-formanden er oftest din stærkeste forbundsfælle, så du skal altid sørge for at:

• Løbende informere denne om projektets faktiske status, og ikke kun give en hurtig briefing 2 minutter før, der skal holdes styregruppemøder.
• Aldrig lave skønmalerier. Problemer bliver altid værre, jo længere man lader dem ligge
• På forhånd afstemme projektets retning med formanden. Fremlæg de alternativer, du kan se og giv din egen rekommandation. Husk at det er dig, der er tættest på projektet, og derfor oftest er i den bedste position til at vide, hvad der vil virke

Alt dette tager tid, men hvis du gør forventningsafstemning til en naturlig del af dine projektaktiviteter, så vil du finde ud af, at den tid du bruger på det, er hele investeringen værd. Du vil også finde ud af, at selv de mest negative ting kan accepteres, når blot det er ting, som er forventet og kommunikeret på forhånd.

Forventningsafstemning = større sandsynlighed for projektsucces