Bliver du også revet med og får selektiv hukommelse ved projektopstart?

Du skal i gang med et nyt it-projekt. Du er den heldige projektleder, der har fået et højt profileret drømmeprojekt. Du glæder dig, du er entusiastisk, og så sidder der en stor gruppe af brugere, som nærmest ikke kan vente til du leverer det nye system, som lige netop dækker deres behov. Det kan simpelthen ikke blive bedre!

Du skal altså skynde dig at komme i gang, siger ledelsen.

Så du kommer lige til (igen) at springe over, hvor gærdet er lavest.

Du igangsætter dit projekt, uden at have lagt et stabilt fundament for projektet.

Scopet for projektet er ikke veldefineret, succeskriterier er ikke lagt fast, tidsrammerne er ikke specielt gennemarbejdede. Men…. det går nok, for du har jo Danmarks dygtigste projektteam, en ledelse, som nærmest giver dig frie hænder, og penge er intet problem.

Eller har du? Hvis din hverdag ligner de fleste andre projektlederes, så er dette drømmesyn så langt fra virkeligheden, som man næsten kan komme. Økonomien er begrænset, ressourcerne ligeså, og ledelsen følger benhårdt op på, at du leverer forretningsværdi. Du bør altså gøre dit yderste for at skabe et klart og ærligt billede af, hvad du skal levere på dit projekt, og gøre klart for din projektsponsor/styregruppe/ product owner, hvor meget de kan få for den afsatte økonomi.

Alligevel ser man igen og igen projektledere, som accepterer at starte projekter op, uden et holdbart grundlag, uden et veldefineret scope og med en økonomi, der ikke rækker til at leverer den ønskede funktionalitet. Det kan bestemt også være svært at sige nej, hvis en chef i utvetydige vendinger beder dig om at skære hjørner, men så er det værd at huske på:

“Regel nr. 1:

Hvis ledelsen/din projektsponsor ikke kan forklare dig, præcis, hvad det er, projektet skal levere eller giver dig et budget, der passer til opgaven så har du to valg.

A: Enten må sponsoren blive klar i mælet og afsætte tilstrækkelig økonomi, eller også
B: Må du bede om at blive pillet af projektet.

Hvis sponsoren ikke er tilstrækkelig interesseret i projektet i starten og på det tidspunkt vil give dig nogle realistiske projektrammer, så er der ingen grund til at tro, at det ændrer sig sidenhen, og så er det bedre at stoppe inden man er kommet i gang. Det er med til at opbygge din troværdighed på den lange bane, at du ser realistisk på de opgaver, som du skal løse, og ikke mod bedrevidende påtager dig projekter, som er umulige at gennemføre med succes.”

De fleste organisationer har en eller anden projektmetode, men kun meget få af dem har beskrevet, hvordan den skal anvendes, og færre endnu gennemfører  en målrettet introduktion til eller uddannelse i projektmetoden. Det resulterer ofte i, at projektlederne hver for sig danner sig deres eget billede af, hvordan den skal benyttes. Nogle undlader endda at benytte den, fordi der ikke sker noget ved at lade være.

“Regel nr. 2:

Hop ikke over hvor gærdet er lavest. Gør dig selv en tjeneste, og byg det fundament, som resten af projektet skal hvile på. Det er fuldstændig ligegyldigt, om der er tale om et traditionelt eller et agilt projekt. Hvis du ikke ved, hvor du skal hen, og hvornår du er en succes, så er der næsten 100% sikkerhed for, at du rammer forkert.”

Kender du det: En af cheferne står ved dit skrivebord. Det gøres klart for dig, at alt det dér administration og proces-halløj ikke er nødvendigt denne gang. Det projekt, som du skal til at starte op er piece of cake – du har jo lang erfaring, og har lavet masser af tilsvarende projekter før, så lad os nu bare komme i gang. Du skal nok få al den støtte du skal bruge.

Du bliver selvfølgelig smigret over at blive rost for dine kompetencer, og er tæt ved at lade dig rive med. Men så kommer du i tanker om:

“Regel nr. 3:

Det er dig der er specialisten. Det er dig, der ved, hvor ondt det kan gøre, når fundamentet ikke er i orden, når forventningerne ikke er afstemt, med styregruppen, med product owner, med slutbrugerne osv. Når “jeg troede..” har erstattet “jeg ved…”, så kommer man før eller siden på glatis.

Fortæl, hvad der skal til for at lede et succesfuldt projekt, og insistér på at gøre det, som du ved er rigtigt. Lad dig ikke overtale af vinklerne på skuldrene til at gøre noget, som ikke er i projektets og dermed forretningens interesse. Hold fast i din professionalisme og din viden, om hvad der skaber projektsucces.”

Projekter er forretning og projektmetode er en nødvendig ingrediens i projektsucces