3 store sandheder om Kanban

...Kanban – hvem Kanban??? Der er mange, der har hørt om Kanban, men knap så mange, der ved, hvad det er, og hvordan Kanban faktisk kan hjælpe alle typer af organisationer til at skabe orden i en kompleks hverdag. Ja, du læste rigtigt. Jeg skrev, at alle organisationer, kan bruge Kanban. Her får du forklaringen: Hvad er Kanban? Kanban er en agil metode, der sikrer evolutionær forandring - ikke revolution. Det er en simpel metode, som tager udgangspunkt i de processer og arbejdsområder, man kender og allerede arbejder med. Med dette som udgangspunkt, hjælper Kanban til at opnå løbende forbedringer og optimerede processer. Alt sammen som en fælles ”afdelingsøvelse”, hvilket som sidegevinst nærmest automatisk giver øget medarbejdertilfredshed. Med andre ord, så skal man ikke vride eksisterende processer og arbejdsmønstre ind i en ny stram model, som kun passer, hvis man er heldig. I stedet tilpasser man Kanban til den aktuelle situation og dermed virkeligheden. I Kanban er der kun få men helt fundamentale regler. De skal til gengæld også følges, hvis man skal opnå de ønskede fordele ved dette nye tankesæt og den nye måde at organisere arbejdet på. Hvad betyder Kanban? Kanban er japansk, og betyder visuelt kort. Kanban og Lean er to sider af samme mønt. Hvad får man ud af at bruge Kanban? Man får især større kvalitet i leverancerne og øget arbejdsglæde. Dertil kommer øget produktivitet. Det lyder næsten for godt til at være sandt, men det er rigtigt nok. Alt dette opnår man fordi Kanban skaber:

• Synlighed omkring det arbejde, som afdelingen udfører
• Prioritering af afdelingens opgaver
• Flow i arbejdets udførelse fordi man fjerne flaskehalse
• Åbenhed omkring hvem, der laver hvad
• Et stop for uproduktiv og frustrerende multitasking
• Løbende feedback omkring afdelingens samarbejde og effektivitet

Dét er da noget, man kan bruge alle vegne, og det er ikke noget jeg bare påstår, det er noget, jeg har gjort i praksis. Senest i en kommunikationsafdeling. Jeg bruger i øvrigt selv Kanban til projektstyring. Også på store programmer, så det skalerer faktisk... Hvem kan bruge Kanban? Det kan alle, og alle vil opnå gevinster, men de største ses i de organisationer/afdelinger, der har mange forskellige typer opgaver. F.eks. hvis de:

• Får telefoniske henvendelser og forespørgsler
• Får forespørgsler pr. mail
• Har mange ad-hoc opgaver
• Altid eller jævnligt deltager i mindre eller større projekter
• Har årlige, kvartalsvise, månedlige tilbagevendende opgaver

Med andre ord afdelinger, der har en uforudsigelig hverdag, hvor opgaverne måske lander i en tilfældig medarbejders mailboks, eller hos den person, som kollegerne ved ”får tingene ordnet”, samtidig med at afdelingen ”lige” skal være med i et eller flere projekter, og desuden skal producere f.eks. rapporter, oversigter, statistikker, regnskaber mm. I den situation vil den synlighed og prioritering af arbejdsopgaverne, som Kanban giver, kunne skabe arbejdsro, fokusering og mulighed for proaktiv dialog med opgavestillerne. Og ikke mindst vil det give en bedre og mere lige fordeling af afdelingens opgaver mellem medarbejderne. Der er formentlig ikke nogen organisation eller afdeling, der ikke ville kunne optimere sine processer løbende, eller have gavn af et serviceeftersyn af de opgaver, der udføres. Det ses alt for ofte, at man udfører opgaver blot fordi, man plejer at gøre det. Kanban tvinger en til at overveje, om man producerer til skraldespanden, eller udfører opgaver, som virkelig er efterspurgte og giver værdi. Det gode ved Kanban er bl.a., at det ikke kræver langvarige analyser, og involvering af dyre managementkonsulenter i månedsvis. Kanban er en enkel metode, der selvfølgelig kræver forberedelse at implementere. Men forberedelsen ligger primært hos virksomheden selv. Med sit dybtgående kendskab til Kanban faciliterer konsulenten blot, at man får det optimale resultat ved at bruge Kanban-reglerne bedst muligt. De tre store sandheder: Overskriften var ”3 store sandheder om Kanban”. De kommer her:

1. Kanban er en agil metode, der skaber evolutionær forandring i den takt, som organisationen kan overkomme. Den giver en mere forudsigelig arbejdsdag, og fjerner flaskehalse, hvilket reducerer stress og øger kvaliteten i arbejdet.
2. Kanban er nemt at gå til. Alle kan bruge Kanban, men det er en ny måde at arbejde og tænke på. Ikke alle kan lide den synlighed, som Kanban giver, og hvis man skal lykkes , så er ledelsesopbakning en forudsætning
3. Kanban giver store optimeringsmuligheder, men for at hente gevinsterne, er man nødt til at slippe vanetænkning. F.eks. at multitasking er et nødvendigt onde, og at alting haster lige meget. Løbende ledelsesmæssig prioritering af opgaverne er nødvendig

Vil du vide mere? Så kommer jeg gerne til et uforpligtende møde og fortæller mere om fordelene ved at bruge Kanban, og hvordan I kan gribe det an i praksis. Er du allerede parat til at implementere Kanban i din organisation: Så er det meget nemt og hurtigt at komme i gang. Med blot 2 halvdags-workshops er du i fuld gang. Du er velkommen til at kontakte mig på: e-mail: annette@xvoto.dk Mobil: 5151 9297