Sådan kan du redde projekter, der er på vej til at fejle

Her har du 7 velafprøvede tips, der virker! Jeg skal holde oplæg på konferencen, Nordic Project Zone, i November. I den anledning gav jeg et interview om, hvordan man kan få røde projekter vendt til at blive sundere. Måske endda blive gennemført med succes. Hele interviewet findes på Linkedin, men her får du de vigtigste pointer. Hvis du vil undgå, at dine projekter kører af sporet, skal du holde øje med disse faresignaler:

• Et tydeligt tegn på, at projektet er på vej ud i det røde felt er, at aktiviteter bliver ved med at være 80-90% færdige i længere tid.
• Hvis milepæle bliver forsinkede, mens projektets omfang og tidsplanen fastholdes, så er det et tegn på, at projektet kan være på vej ud over kanten.
• Er du nødt til at skære i testaktiviteterne, hvilket er det værste man kan gøre, så kan man være (næsten) sikker på, at kvaliteten ikke er, som den skal være, og at brugerne bliver brugt som testere. Dårlig kvalitet = utilfredse brugere = fejlet projekt
• Jævnlige eskalationer til styregruppen er et dårlig tegn. Det indikerer et dårligt samarbejdsklima og/eller skiftende krav, jævnlige, ukontrollable ændringer o.a.

Og hvad kan man så gøre ved det? Man kan som minimum overveje, om man har med et højrisikoprojekt at gøre. Så kan man  i det mindste gå ind i arbejdet med åbne øjne. Et projekt er i højrisikokategorien hvis en eller flere af disse omstændigheder er til stede:

1. Du arbejder med en kunde eller leverandør, som du aldrig har arbejdet med før. Du kender derfor ikke deres kompetencer og vilje til at levere
2. Det er et "first mover" projekt, der skal levere noget, som aldrig er prøvet før i organisationen. Der er ikke noget erfaring at læne sig op ad
3. Projektet skal bruge specialiserede ressourcer, der ikke findes internt og er svære at få fat i.
4. Kontrakten og projektomfanget er ikke klart, og der er mulighed for div. fortolkninger

Hvorfor ser projektlederne ikke tegnene, og hvis skyld er det? I mange virksomheder mangler der stadig en erkendelse af, at projektledelse er en profession, der kræver uddannelse. Denne skal kombineres med solid praktisk erfaring, hvis man vil gøre sig håb om at få (højrisiko)projekter bragt sikkert i mål Der er stadig en tendens til at sige: "hvor svært kan det være" og "projektledelse er kun et spørgsmål om sund fornuft". Men hvis sunde fornuft? Projektlederens? Projektchefens? Økonomichefens? Den administrerende direktørs? Ofte tror man, at blot virksomheden har en projektmetode, så er alt, som det skal være. Virkeligheden viser desværre, at mindre en halvdelen af de projekter, der igangsættes i Europa, gennemføres med succes. Dette selvom man siden 1960'erne har haft mange store og komplekse projektmetoder at vælge mellem. Projektmetoder virker kun, hvis den indføres med omtanke iht. virksomhedens projektmodenhed og kendes i hele organisationen. D.v.s. hver afdeling, chef, styregruppemedlem m.v. kender deres rolle og ansvar i projekter. Projektlederen er selvfølgelig den, der er nærmest til at se faresignalerne i deres projekt. Når de så alligevel overser dem, så kan det være fordi:

• De ikke ved, hvad de skal kigge efter
• De mangler uddannelse og praktisk erfaring
• De glemmer at lytte til deres mavefornemmelse
• De bliver tvunget til at fortsætte af ledelsen, der vælger at ignorere projektlederens advarsler. Måske fordi det er et strategisk projekt?

Men dårlige nyheder bliver ikke bedre af at blive gemt, og ansvaret er delt. Virksomhedens ledelse kan gøre deres til at sikre gode og sunde projekter, hvis de:

• Forstår, at projekter er forretning, og giver projektlederne den vigtige ledelsesmæssige opbakning, der er forudsætningen for effektive projekter
• Medvirker til at skabe den respekt omkring projektlederne, der gør det muligt for dem at manøvrere i organisationen.
• Sikrer, at alle, der har med projekter at gøre i organisationen får den nødvendige uddannelse, så de forstår deres rolle og ansvar i virksomhedens projekter
• Ikke insisterer på, at deres projektledere skal gennemføre projekter under urealistiske økonomiske eller tidsmæssige vilkår

Hvad gør man så, når ens projekt er ved at køre af sporet? Her har du 7 tips, som virker i praksis:

1. Analysér situationen, og find ud af projektets virkelig status. D.v.s. status på økonomi, fremdrift, kvalitet etc.
2. Vær ærlig. Virkeligheden er virkeligheden, og den bliver ikke anderledes eller pænere af, at du forsøger at tegne et skønmaleri
3. Få alt op på bordet - både godt og skidt - og analysér dine handlemuligheder. Vælg den vej du selv foretrækker.
4. Fortæl styregruppen om de mulige veje, du ser, hvad du selv vil foreslå og hvorfor
5. Når vejen er valgt, så justér dine planer m.v., så de afspejler den nye situation.
6. Vær helt præcis i dine forventninger til projektteamet, og følg op tit og tæt. D.v.s. 1 - 2 gange pr. dag. Mindst.
7. Kommunikér til dine interessenter - særligt dit projektteam. Der er intet som et rødt projekt, der kan trække energien ud af et team. Den skal du have helt op igen.

Det lyder måske som en stor øvelse, og det kan det også være. Men ikke at gøre noget, er jo heller ikke en option. Og der er faktisk ikke noget, der skaber gejst, som hvis man viser, at man kan gøre det, som mange tror er umuligt.